lundi 21 novembre 2016

Sauvegarde des archives de messagerie

Les archives de messagerie (les fichiers PST pour Outlook) sont omniprésentes sur les postes de travail. Malgré leur taille importante et leur utilisation constante, nous allons voir qu'ils peuvent être sauvegardés très simplement.

Des archives PST omniprésentes

Dans notre article sur la sauvegarde des postes de travail, nous évoquions les fichiers qui malgré toutes les initiatives restent présent sur les postes utilisateurs. Les archives de messagerie en font partie et représentent même la principale source de données sur les postes de travail.

Contraintes liées à la sauvegarde des fichiers PST

Comme nous le disions en préambule, ces fameuses archives de messagerie présentent deux contraintes majeures pour la sauvegarde :
  • Elles sont généralement ouvertes pendant toute la durée d’utilisation du poste de travail.
  • Elles occupent généralement un espace disque important... l'équivalent d'entre un et dix DVDs !
Réfléchissez-y :
  • L’ouverture de votre boite mail n’est-elle pas la première chose que vous faites le matin ?
  • Sa fermeture la dernière chose que vous faites le soir ?
  • Prenez-vous la responsabilité de détruire les e-mails des clients et fournisseurs après leur traitement ?
  • Conservez-vous les pièces jointes reçues par mail et les mails les contenant ?

Qui a dit que la taille ne comptait pas ?

Il est clair que la taille du fichier PST va impacter directement la durée de traitement des données pendant la sauvegarde. Cependant, avec la déduplication à la source, cela ne change rien sur le volume de données transférées.
Prenons un cas réel : nous avons un utilisateur qui possède une archive PST pesant un peu plus de 33 Go. Cet utilisateur d’Arx One Backup est un nomade et lors de ses sauvegardes, il transfère un différentiel de 130 à 150 Mo en moyenne… soit moins 0,5% de différentiel !
Et plus l’archive est volumineuse, moins le différentiel relatif est important.

Sauvegarde de fichiers PST ouverts

En ce qui concerne l’utilisation constante de la messagerie, c’est encore plus simple : il faut que le logiciel de sauvegarde des postes de travail utilise un mécanisme de « snapshot ». La sauvegarde se déroule pendant le travail de l’utilisateur, sans que ce dernier ne s’aperçoive de quoi que ce soit.

Une sélection simplifiée

Depuis la version 2010 d’Office, Microsoft a pris la sage décision de rendre les fichiers PST plus accessibles. Ils se trouvent à présent dans le répertoire "Documents\Fichiers Outlook" de votre profil utilisateur Windows.
Par conséquent, il devient très simple de créer une stratégie de sauvegarde permettant de sélectionner automatiquement les fichiers PST contenus dans ce chemin-là. Plus d’intervention sur les postes, le paramétrage devient totalement automatique !

Conclusion

Malgré les obstacles liés à leur nature, la sauvegarde des archives de messagerie n’est absolument pas compliquée.
Les technologies actuelles permettent de s’affranchir des problèmes de taille, d’utilisation constante et même de sélection de ces données spécifiques.
Cela reste tout aussi simple à l’échelle d’un parc de machine important incluant postes fixes et nomades : n’hésitez pas à consulter notre article sur la sauvegarde des postes de travail pour en savoir plus.

lundi 7 novembre 2016

Sauvegarde des postes de travail

Malgré tous les efforts pour centraliser les données sensibles en entreprise, il faut se rendre à l'évidence : il est impossible de les éliminer des ordinateurs portables. D'où l'importance de leur sauvegarde...

Toujours des données sur les portables

Serveurs de fichiers, solutions de partage de données, espaces collaboratifs... Les DSI déploient de nombreux outils, et des trésors d'ingéniosité, pour centraliser les données sensibles de l'entreprise.
Mais rien à faire, les données présentes sur les ordinateurs portables, et seulement sur ces derniers, subsistent encore et toujours... Difficile de se débarrasser des archives de messageries locales (les fichiers PST pour Outlook) ou des fichiers de travail temporaires posés sur le bureau !

Un risque croissant

Cela fait des années que nous savons qu'environs 20% des ordinateurs portables subissent une perte de données majeure. Les causes en sont multiples mais, globalement, cela est dû aux pertes, aux vols, à la destruction des machines ou à celle de leur disque.
Mais la recrudescence des virus cryptolocker, également appelés ransomwares, augmente considérablement ce risque.
Le discours des responsables d'entreprise à d'ailleurs changé sur le sujet. Il est passé de "dans l'éventualité où nous perdrions des données" à "au moment où nous allons perdre des données".
La perte de données n'est plus une hypothèse, mais un état de fait. Voilà pourquoi il est indispensable de mettre en place une politique efficace de protection des données sur les postes de travail et en particulier sur les postes nomades.

Une difficulté liée à la topologie

La difficulté de la sauvegarde des postes de travail est essentiellement liée à la quantité de postes et à leur éclatement. Cela peut donc complexifier les opérations inhérentes à la sauvegarde, comme :
  • Adresser l'ensemble des utilisateurs
  • Assurer un suivi efficace des opérations
  • Intervenir rapidement sur les postes
  • Suivre et faire évoluer les configurations de la sauvegarde
En un mot, la mise en œuvre et le maintient en condition opérationnelle de la sauvegarde des ordinateurs portables de l'entreprise.

Sans une gestion centralisée, point de salut

Malgré ces difficultés, il est tout à fait possible d'adresser efficacement la problématique de la sauvegarde des postes de travail. Pour cela il faut s'appuyer sur une solution de sauvegarde pensée pour la gestion centralisée.
Les points clés sont :
  • Déploiement automatisé (via les GPO de Windows, par exemple)
  • Paramétrage automatisé, par une logique de stratégies
  • Supervision centralisée et rapports globaux, pour connaitre l'état des sauvegarde en un coup d’œil
  • Gestion optimisée des transferts de données, pour éviter l'écrasement de la bande passante et des machines de stockage lors des sauvegardes

Arx One Backup

Vous l'aurez bien compris, notre logiciel de sauvegarde, Arx One Backup, répond à ces caractéristiques et à cette problématique de sauvegarde des postes de travail.
En fonction de l'organisation de vos postes et de votre infrastructure, vous pouvez opter pour différentes offres :
  • La sauvegarde externalisée pour une solution clé en main sans gestion de l'infrastructure
  • La sauvegarde centralisée pour une solution totalement intégrée à votre infrastructure informatique
  • La sauvegarde hybride pour une solution alliant le meilleur des deux mondes : du stockage intégré à votre infrastructure et une copie hébergée par nos soins accessible depuis l'extérieur par vos nomades... Le tout avec une synchronisation des donnes entre les stockages et une notion de failover.

Conclusion

Même si les contraintes sont nombreuses et le risque réel, il est tout à fait possible de sauvegarder efficacement les données de vos ordinateurs portables. N'hésitez pas à nous contacter pour en discuter !